Telepraca z Francji dla polskiej firmy: składki i wniosek o A1

Mieszkając we Francji i pracując hybrydowo dla polskiej firmy, możesz w określonych warunkach nadal podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym. Porozumienie o telepracy transgranicznej wymaga wniosku i uzgodnienia z pracodawcą. W opisanym profilu telepraca z Francji musi stanowić co najmniej 25%, lecz ściśle mniej niż 50% całego czasu pracy.

Poradnik dotyczy osoby mieszkającej we Francji metropolitalnej, w tym na Korsyce, zatrudnionej u jednego pracodawcy z siedzibą w Polsce. Część pracy wykonuje zdalnie z Francji, pozostałą w Polsce. Opisuje składki i A1 w takim układzie.

Dlaczego sama polska umowa nie wystarcza

W UE co do zasady podlegasz ustawodawstwu ubezpieczeniowemu jednego państwa. Gdy regularnie pracujesz w kilku państwach, znaczenie mają miejsce zamieszkania i część pracy wykonywana w każdym kraju. Polska umowa i wypłata na polskie konto same nie rozstrzygają, gdzie należą się składki.

Według reguł ogólnych istotna część pracy w kraju zamieszkania może oznaczać podleganie jego systemowi. Kryterium 25% czasu pracy i/lub wynagrodzenia jest elementem oceny. Właściwy system ustala instytucja, a nie osoba zatrudniona przez samodzielny wybór.

Porozumienie ramowe, accord-cadre sur le télétravail transfrontalier, pozwala w objętych nim sytuacjach zastosować wyjątek i pozostać w systemie państwa pracodawcy. Francja i Polska są na aktualnej liście stron, z zastosowaniem od 1 lipca 2023.

Kiedy możesz skorzystać z porozumienia

Dla opisanego układu PL–FR sprawdź łącznie:

• mieszkasz we Francji, a pracodawca ma siedzibę w Polsce;
• regularnie telepracujesz z Francji, z wykorzystaniem połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy;
• pozostałą pracę wykonujesz w Polsce;
• telepraca z Francji obejmuje od 25% włącznie do poniżej 50% całego czasu pracy;
• nie wykonujesz zwyczajowo we Francji innej aktywności zawodowej niż ta telepraca ani regularnej pracy w trzecim państwie;
• nie prowadzisz działalności na własny rachunek;
• ty i pracodawca uzgadniacie wystąpienie o zastosowanie porozumienia.

Praca w terenie u francuskich klientów nie jest automatycznie telepracą tylko dlatego, że firmę masz w Polsce. Zmiana rodzaju pracy, kraju lub dodatkowe zatrudnienie wymaga sprawdzenia warunków.

Proporcje oceniaj w perspektywie 12 miesięcy

Nie chodzi o sztywny limit każdego pojedynczego tygodnia. Francuska instrukcja przewiduje ocenę rozkładu pracy w okresie 12 miesięcy; układ może być tygodniowy, miesięczny albo roczny.

Przykładowo stałe dwa dni telepracy z Francji i trzy dni pracy w Polsce w pięciodniowym tygodniu dają 40% telepracy. To przykład proporcji, nie gotowa decyzja o twoim ubezpieczeniu. Przy nieregularnym układzie przygotuj plan czasu pracy na nadchodzące 12 miesięcy i zapisuj rzeczywisty przebieg.

1. Uzgodnij plan i przygotuj dokumenty

Przed zmianą organizacji pracy ustal z kadrami:

• miejsce zamieszkania i miejsca wykonywania pracy;
• daty planowanego okresu;
• liczbę godzin lub proporcje telepracy z Francji i pracy w Polsce;
• sposób dokumentowania telepracy oraz zgodę obu stron;
• ewentualne dodatkowe aktywności.

Przygotuj umowę, na podstawie której pracujesz za granicą, oraz dokumenty potwierdzające telepracę i jej wymiar, jeśli są potrzebne. Uzgodniony plan powinien odpowiadać temu, co podajesz we wniosku.

2. Złóż US-36 do ZUS

ZUS wskazuje dwa etapy. Najpierw osoba zatrudniona u polskiego pracodawcy albo pracodawca składa US-36 — przez portal PUE/eZUS lub na papierze. Wniosek rozpatruje Oddział ZUS w Kielcach.

W części dotyczącej powodu:

1. wybierz „Inny”;
2. wpisz „porozumienie ws. telepracy”;
3. podaj wymiar telepracy w kraju zamieszkania i informacje o ewentualnej innej aktywności;
4. dołącz umowę i odpowiednie dokumenty potwierdzające uzgodniony wymiar. Dodatkowe informacje mogą być załącznikiem do US-36.

Nie pomijaj pracy, która może zmienić ocenę. Zachowaj wniosek i potwierdzenie złożenia.

3. Po potwierdzeniu warunków wystąp o A1 przez US-34

Po otrzymaniu z Kielc informacji o spełnieniu warunków złóż US-34, wniosek o A1 dostępny w portalu. Obsługuje go oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy.

A1 jest zaświadczeniem o ustawodawstwie ubezpieczeniowym, któremu podlegasz. Samo złożenie US-36 nie zastępuje wydanego A1. Sprawdź okres wskazany w dokumencie i zgodność z planem pracy. Nie zakładaj wydania zaświadczenia od ręki.

Indywidualny wyjątek można przyznać na maksymalnie trzy lata jednorazowo. Kontynuacja wymaga nowego wniosku. Zmiany sytuacji zgłoś właściwej instytucji, zamiast opierać się wyłącznie na dawnej proporcji pracy.

Wniosek przed zmianą i ograniczony okres wstecz

Najlepiej wystąpić przed rozpoczęciem nowego układu. Obecny zwykły tryb dopuszcza okres do trzech miesięcy wstecz, jeśli w tym czasie składki były opłacane w państwie pracodawcy albo osoba zatrudniona była w inny sposób objęta jego systemem. To warunek do sprawdzenia, nie automatyczne zalegalizowanie każdego wcześniejszego okresu.

Przejściowa możliwość objęcia do 12 miesięcy wstecz dotyczyła wniosków złożonych najpóźniej 30 czerwca 2024. Nie jest zwykłą ścieżką dostępną dla nowego wniosku w 2026.

Nie myl czasu indywidualnego wyjątku z okresem samego porozumienia. Porozumienie zawarto na pięć lat z automatycznymi przedłużeniami o kolejne pięć lat. Nie ma podstaw, by traktować 2028 jako z góry ustalony definitywny koniec mechanizmu. Przed wnioskiem sprawdź aktualną listę stron i warunki.

Co jeśli nie spełniasz warunków albo pracujesz tylko z Francji

Przy odmowie lub układzie poza porozumieniem ustalenie systemu nadal jest konieczne. Przy zamieszkaniu we Francji CLEISS wskazuje Urssafi jako właściwą instytucję do ustalenia ustawodawstwa w zwykłym przypadku pracy w kilku państwach. Uzgodnij z kadrami i ZUS dalszą procedurę oraz informacje przekazywane Urssaf.

Stała telepraca w 100% z Francji jest poza uproszczonym porozumieniem. Reguła ogólna wiąże ubezpieczenie z państwem faktycznego wykonywania pracy, z ustawowymi wyjątkami. Polska firma może mieć obowiązki składkowe w systemie francuskim. Przed rozpoczęciem takiego układu ustal je z kadrami, ZUS i Urssaf.

Krótkotrwałe delegowanie oraz indywidualna derogacja poza porozumieniem mają odrębne warunki. Nie traktuj ich jako automatycznego zamiennika. Przygotuj opis rzeczywistej pracy i uzyskaj ustalenie instytucji przed przyjęciem sposobu opłacania składek.