Polski akt urodzenia, małżeństwa lub zaświadczenie o niekaralności we francuskim urzędzie: bez apostille i z formularzem wielojęzycznym zamiast tłumacza

Krótka odpowiedź: polski akt urodzenia, małżeństwa czy zgonu albo zaświadczenie o niekaralności nie potrzebują apostille ani legalizacji, gdy przedstawiasz je we francuskim urzędzie. Wynika to z unijnego rozporządzenia 2016/1191 o dokumentach urzędowych. Zamiast tłumaczenia przysięgłego możesz dołączyć wielojęzyczny standardowy formularz, który zamówisz w polskim urzędzie razem z dokumentem. W Polsce kosztuje 17 zł i dostaniesz go od razu z dokumentem albo najpóźniej w 7 dni. Wyjątkowo francuski urząd może jednak zażądać tłumaczenia, więc zapytaj go przed zamówieniem.

Zakres terytorialny

Rozporządzenie UE obowiązuje tak samo w całej Francji metropolitalnej, w tym na Korsyce i w Alzacji-Mozeli. To, jakich dokumentów chce urząd (mairiei, prefektura, Caf, CPAMi, notariusz), zależy od konkretnej sprawy. Terytoria zamorskie (DOM-TOM) są poza zakresem tego poradnika.

Poradnik dotyczy polskich dokumentów urzędowych przedstawianych we Francji. Zasady dotyczą dokumentów wydanych w państwach Unii Europejskiej.

Czy polski dokument potrzebuje apostille?

Nie, jeśli chodzi o dokument objęty rozporządzeniem. Zasady wyglądają tak:

• dokumentu wydanego w innym kraju UE nie trzeba legalizować ani opatrywać apostille,
• urząd w kraju, w którym go przedstawiasz, musi uznać jego autentyczność,
• możesz przedstawić oryginał albo uwierzytelniony odpis.

Francuski Service Public opisuje legalizację jako wymóg dla zagranicznych dokumentów urzędowych, ale wskazuje, że niektóre dokumenty z państw UE, np. akt urodzenia, można przedstawić bez formalności uwierzytelnienia, powołując się na rozporządzenie 2016/1191.

Jakich dokumentów to dotyczy?

Według strony Komisji Europejskiej Your Europe przepisy obejmują m.in. dokumenty potwierdzające:

• urodzenie, zgon i małżeństwo,
• rozwód i zarejestrowany związek partnerski,
• rodzicielstwo (pochodzenie dziecka) i adopcję,
• miejsce zamieszkania i obywatelstwo,
• niekaralność i prawo wyborcze.

Ważne ograniczenie

Rozporządzenie dotyczy autentyczności dokumentu, a nie jego skutków prawnych. Francuski urząd nie może żądać apostille, ale o tym, jakie skutki ma treść dokumentu we Francji, decyduje prawo francuskie.

Wielojęzyczny formularz zamiast tłumaczenia przysięgłego

Jeśli dokument nie jest po francusku, możesz poprosić urząd, który go wydał, o wielojęzyczny standardowy formularz i złożyć go we Francji razem z dokumentem. Formularz zastępuje wtedy tłumaczenie.

Your Europe zaznacza jednak, że wyjątkowo urząd może zażądać tłumaczenia poświadczonego, jeśli nie rozumie w pełni treści dokumentu. Dlatego przed zamówieniem zapytaj francuski urząd, czy przyjmie polski dokument z formularzem.

Do jakich polskich dokumentów dostaniesz formularz

Polska ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich UE wymienia 10 dokumentów, do których wydaje się formularz:

1. odpis skrócony aktu urodzenia,
2. odpis skrócony aktu małżeństwa,
3. odpis skrócony aktu zgonu,
4. zaświadczenie o stanie cywilnym,
5. zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo,
6. zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały,
7. zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy,
8. poświadczenie obecności osoby w określonym miejscu,
9. poświadczenie, że osoba żyje,
10. zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, wydawane na wniosek osoby, której dotyczy.

Przy odpisach aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu formularz dołącza się tylko do odpisów wydanych po 1 marca 2015 r. Jeśli masz starszy odpis, zamów nowy razem z formularzem.

Jak zamówić formularz w Polsce

1. Złóż wniosek w urzędzie, który wydaje dokument — np. w urzędzie stanu cywilnego (USC) przy odpisie aktu, w Krajowym Rejestrze Karnym przy zaświadczeniu o niekaralności.
2. Najprościej zamów formularz razem z dokumentem. Możesz też zamówić go później do dokumentu, który już masz.
3. Podaj we wniosku:
   • imię i nazwisko,
   • numer PESEL (albo datę urodzenia, jeśli nie masz PESEL),
   • język urzędowy UE, w którym ma być formularz obok polskiego — dla Francji wybierz francuski,
   • opcjonalnie adres do korespondencji,
   • przy zamówieniu razem z dokumentem: nazwę dokumentu i osobę, której dotyczy,
   • przy zamówieniu później: numer i datę wydania dokumentu.
4. Dołącz dowód zapłaty opłaty. Przy zamówieniu później do zaświadczeń (pozycje 4–10 z listy wyżej) dołącz też oryginał dokumentu — urząd zwróci go razem z formularzem.
5. Wniosek elektroniczny podpisujesz podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Wniosek o formularz składasz w takiej samej formie jak wniosek o sam dokument.

Ile to kosztuje i jak długo trwa

Opłatę za formularz płacisz na rachunek urzędu, który wydaje dokument; przy zaświadczeniu o niekaralności — na rachunek budżetu państwa wskazany przez Krajowy Rejestr Karny. Opłata u konsula także trafia do budżetu państwa.

• Zamówiony razem z dokumentem — formularz dostajesz razem z nim.
• Zamówiony później — bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w 7 dni od złożenia wniosku.

Kiedy jednak potrzebujesz tłumacza

• gdy francuski urząd wyjątkowo zażąda tłumaczenia,
• gdy dokument nie jest na liście 10 dokumentów z formularzem,
• gdy masz starszy odpis aktu (sprzed 1 marca 2015 r.) i nie zamawiasz nowego.

Service Public wymaga, by tłumaczenie na francuski wykonał tłumacz uprawniony (FR: traducteur habilité).

W poradnikach o ślubie i PACSi wspominamy też o odpisie wielojęzycznym (FR: extrait plurilingue). Zanim zamówisz dokumenty, zapytaj w mairie, który wariant przyjmie.

Co zrobić, jeśli…

…urząd żąda apostille na polskim akcie

Wyjaśnij uprzejmie, że dokument pochodzi z państwa UE i zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/1191 nie wymaga legalizacji ani apostille. Możesz pokazać stronę Service Public o legalizacji i stronę Your Europe o uznawaniu dokumentów urzędowych (linki w źródłach). Jeśli urząd nadal odmawia, poproś o odmowę na piśmie i skorzystaj z serwisów pomocy UE wskazanych na stronie Your Europe.

…urząd nie przyjmuje formularza i chce tłumaczenia

Zapytaj, czego dokładnie nie rozumie w dokumencie. Urząd może wyjątkowo zażądać tłumaczenia — wtedy zamów je u tłumacza uprawnionego.

…urząd ma wątpliwości, czy dokument jest prawdziwy

Francuski urząd może zwrócić się z zapytaniem do polskiego urzędu, który wydał dokument. Polska ustawa przewiduje, że takie zapytania rozpatruje właśnie urząd wydający dokument. Przedstawiaj oryginał albo uwierzytelniony odpis, a nie zwykłą kserokopię.

…chodzi o konkretną sprawę

Wymagania dokumentów opisujemy też przy konkretnych procedurach:

• Ślub cywilny we Francji z obywatelem Polski,
• PACS we Francji dla obywatela Polski,
• Zgłoszenie narodzin dziecka we Francji,
• Pierwsza carte Vitale po przeprowadzce do Francji.