Śmierć bliskiej osoby we Francji: zgłoszenie zgonu, akt zgonu i sprowadzenie ciała lub urny do Polski

Krótka odpowiedź: jeśli bliska osoba zmarła w szpitalu albo w domu opieki (Ehpad), zgon zgłasza ta placówka w ciągu 24 godzin. Jeśli zmarła w domu albo w miejscu publicznym, lekarz stwierdza zgon, a zgłosić go może każda pełnoletnia osoba, najlepiej ktoś z rodziny, w merostwie — FR: mairiei — gminy, w której nastąpił zgon. Obywatelstwo zmarłego nie ma tu znaczenia. Na tej podstawie merostwo sporządza akt zgonu (acte de décès). Jeśli chcesz pochować zmarłego w Polsce, potrzebujesz trzech rzeczy: francuskiego zezwolenia prefekta na transport trumny (albo urny) za granicę, polskiego pozwolenia starosty lub prezydenta miasta właściwego dla miejsca pochówku oraz zaświadczenia polskiego konsula. Konsul pobiera za nie 60 € i wydaje je najpóźniej w ciągu 3 dni od złożenia wniosku.

W praktyce większość formalności transportowych prowadzi zakład pogrzebowy. Ten poradnik pomoże ci zrozumieć, co i w jakiej kolejności się dzieje, oraz sprawdzić, czy niczego nie brakuje.

Zakres terytorialny

Poradnik dotyczy zgonu we Francji metropolitalnej, łącznie z Korsyką. Zasady zgłaszania zgonu z karty Service Public są takie same w całym kraju. Odczytana karta nie opisuje odrębnych reguł dla Alzacji-Mozeli.

Zezwolenie na transport ciała za granicę wydaje prefekt (albo podprefekt) departamentu, w którym zamknięto trumnę. Listę wymaganych dokumentów ustala prefektura, więc może się ona nieco różnić między departamentami.

Terytoria zamorskie (DOM-TOM) są poza zakresem tego tekstu.

Krok 1: stwierdzenie zgonu przez lekarza

Zgon musi stwierdzić uprawniony pracownik ochrony zdrowia. Zwykle jest to lekarz, który wystawia zaświadczenie lekarskie o zgonie — FR: certificat de décès. Według Service Public zaświadczenie może też wystawić m.in. lekarz na emeryturze, student medycyny trzeciego cyklu studiów we Francji albo, na określonych warunkach, pielęgniarka.

Zaświadczenie jest zwykle elektroniczne i trafia bezpośrednio do merostwa. W szpitalu i w placówce medyczno-socjalnej, takiej jak Ehpad, wersja elektroniczna jest obowiązkowa. Od 1 stycznia 2027 r. każda gmina ma być przygotowana na przyjmowanie zaświadczeń w formie elektronicznej.

Przy zgonie w miejscu publicznym, gdy przyczyna jest podejrzana albo zgon był gwałtowny, trzeba zawiadomić policję lub żandarmerię. Wtedy to one zgłaszają zgon, a pogrzeb może się odbyć dopiero po zgodzie prokuratury.

Krok 2: zgłoszenie zgonu w merostwie

FR: déclaration de décès.

Kto i kiedy zgłasza

Placówka może poprosić cię o książeczkę rodzinną (livret de famille) albo dokument tożsamości zmarłego.

Zgłoszenie może za ciebie złożyć także zakład pogrzebowy (opérateur funéraire). Potrzebuje do tego twojego pełnomocnictwa (mandat). Wynagrodzenie za tę czynność wynika z umowy z zakładem.

Jakie dokumenty zabrać

• twój dokument tożsamości,
• dowolny dokument potwierdzający tożsamość zmarłego, np. livret de famille, dowód osobisty, paszport albo akt urodzenia.

Akt zgonu

Po zgłoszeniu merostwo sporządza akt zgonu. Odpisy aktu wydaje urząd stanu cywilnego gminy, w której nastąpił zgon. Odpis aktu zgonu będzie ci potrzebny m.in. w prefekturze (przez zakład pogrzebowy), w polskim starostwie i w konsulacie, więc warto od razu zapytać w merostwie, ile egzemplarzy możesz otrzymać i w jakiej formie.

Jeśli zamierzasz załatwiać sprawy w Polsce, zapytaj w merostwie o odpis wielojęzyczny aktu zgonu. Przykładowa karta usług starostwa w Polsce wskazuje, że zagraniczny akt sporządzony według konwencji wiedeńskiej z 1976 r. (tzw. akt międzynarodowy) nie wymaga tłumaczenia. Zwykły francuski odpis trzeba przetłumaczyć u tłumacza przysięgłego.

Krok 3: gdzie ciało czeka do pogrzebu lub transportu

Przewiezienie ciała do takiego miejsca musi nastąpić w ciągu 48 godzin od zgonu. Zabiegi konserwujące ciało (tanatopraksja, FR: soins de conservation) nie są obowiązkowe. Przy transporcie za granicę zakład pogrzebowy powie ci jednak, czego wymaga konkretny przewóz.

Krok 4: pochówek w Polsce — co musi się zgadzać po obu stronach

Przy sprowadzeniu ciała lub prochów do Polski potrzebne są dokumenty francuskie i polskie. Zwykle wszystko koordynuje zakład pogrzebowy, ale to ty albo inna osoba uprawniona do pochowania podpisujecie wnioski i pełnomocnictwa.

Wybór zakładu pogrzebowego

Według Konsulatu RP przewóz trumny na terytorium Francji mogą prowadzić wyłącznie zakłady z francuskim zezwoleniem, tzw. habilitacją (habilitation). Na stronie konsulatu jest lista zakładów z zezwoleniem prefekta policji Paryża. Zanim podpiszesz umowę, poproś o pisemny kosztorys transportu do Polski. Nie podajemy kwot, bo zależą od zakładu, odległości i rodzaju transportu.

Francuska strona: zamknięcie trumny i zezwolenie prefekta

1. Zamknięcie trumny — FR: fermeture du cercueil, mise en bière. Zgodę na zamknięcie trumny wydaje mer. Sporządza się protokół włożenia ciała do trumny (procès-verbal de mise en bière). Według odpowiedzi ministra spraw wewnętrznych z 2013 r. zamknięcie trumny jest ostateczne, więc później nie można jej otworzyć.
2. Zezwolenie na transport poza terytorium Francji wydaje prefekt (lub podprefekt) departamentu, w którym zamknięto trumnę. Odpowiedź ministra powołuje się tu na art. R. 2213-23 kodeksu samorządu terytorialnego (code général des collectivités territoriales, CGCT). W zależności od kraju docelowego prefektura wydaje albo przepustkę pośmiertną (laissez-passer mortuaire) dla państw objętych porozumieniem berlińskim z 1937 r. lub strasburskim z 1973 r., albo zarządzenie prefekta (arrêté préfectoral) dla pozostałych państw.
3. Wniosek do prefektury składa zwykle zakład pogrzebowy albo najbliższa osoba. Przykładowa procedura prefektury Loir-et-Cher wymaga m.in.:
   • aktu zgonu wydanego przez mera miejsca zgonu,
   • lekarskiego zaświadczenia o zgonie (certificat de décès),
   • zaświadczenia, że zgon nie nastąpił z powodu choroby zakaźnej (certificat de non-contagion),
   • protokołu włożenia ciała do trumny,
   • zgody mera na zamknięcie trumny,
   • pełnomocnictwa rodziny dla zakładu i dokumentu tożsamości osoby, która go udziela,
   • kopii habilitacji zakładu, jeśli pochodzi z innego departamentu,
   • zgody organów wymiaru sprawiedliwości na pochówek, jeśli na zaświadczeniu lekarskim zaznaczono przeszkodę medyczno-sądową (obstacle médico-légal).

Lista może się różnić w twoim departamencie, dlatego ostateczny zestaw dokumentów potwierdza prefektura albo zakład pogrzebowy.

Polska strona: pozwolenie starosty lub prezydenta miasta

Sprowadzenie zwłok albo prochów z zagranicy w celu pochowania w Polsce wymaga pozwolenia starosty (w mieście na prawach powiatu — prezydenta miasta). Według przykładowej karty usługi Starostwa Powiatowego w Kole:

• wniosek składa osoba uprawniona do pochowania (m.in. małżonek, dzieci i wnuki, rodzice i dziadkowie, rodzeństwo, dalsi krewni i powinowaci w określonym zakresie) albo jej pełnomocnik, np. pracownik zakładu pogrzebowego,
• do wniosku dołącza się odpis aktu zgonu z tłumaczeniem przysięgłym (chyba że to odpis wielojęzyczny), dokument wykluczający chorobę zakaźną jako przyczynę zgonu, jeśli akt jej nie podaje, oświadczenie osoby uprawnionej do pochowania i ewentualne pełnomocnictwo,
• wydanie decyzji jest bezpłatne. Opłata skarbowa dotyczy tylko pełnomocnictwa, ale pełnomocnictwo dla małżonka, rodzica, dziadka, dziecka, wnuka lub rodzeństwa jest z niej zwolnione,
• starostwo załatwia sprawę niezwłocznie, nie później niż w 3 dni od złożenia kompletnego wniosku,
• od decyzji przysługuje odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego w ciągu 14 dni,
• pozwolenie jest przesyłane także do polskiej placówki konsularnej, z której trumna lub urna będzie wysłana.

Wniosek składasz w starostwie (lub urzędzie miasta) — zwykle właściwym dla miejsca planowanego pochówku; potwierdź to w urzędzie. Formularze i sposób złożenia (osobiście, pocztą, elektronicznie) sprawdź na stronie BIP tego urzędu.

Zaświadczenie konsula na sprowadzenie zwłok lub prochów

Ostatnim dokumentem jest zaświadczenie konsula RP na sprowadzenie zwłok lub prochów do kraju. Według strony polskiej placówki we Francji:

Konsulat zaleca, by przed złożeniem wysłać skany dokumentów e-mailem do sprawdzenia. Właściwy adres jest na stronie placówki dla twojego okręgu.

Kolejność w skrócie

1. Lekarz stwierdza zgon i wystawia certificat de décès.
2. Placówka albo ty (lub zakład z pełnomocnictwem) zgłaszasz zgon w mairie miejsca zgonu. Merostwo sporządza akt zgonu.
3. Ciało trafia do kostnicy szpitalnej albo domu pogrzebowego w ciągu 48 godzin.
4. Wybierasz zakład pogrzebowy z francuską habilitacją i podpisujesz pełnomocnictwo.
5. Równolegle w Polsce składasz (albo zakład składa) wniosek o pozwolenie starosty lub prezydenta miasta właściwego dla miejsca pochówku.
6. Mer zgadza się na zamknięcie trumny. Trumnę zamyka się i sporządza protokół. Przy kremacji wydaje się zaświadczenie o kremacji.
7. Prefektura departamentu, w którym zamknięto trumnę, wydaje zezwolenie na transport (laissez-passer mortuaire albo arrêté préfectoral).
8. Konsul RP wydaje zaświadczenie na sprowadzenie zwłok lub prochów (60 €, do 3 dni).
9. Transport do Polski i pochówek.

Co zrobić, jeśli…

…zmarły nie miał przy sobie dokumentów

Do zgłoszenia zgonu wystarczy dowolny dokument tożsamości zmarłego: livret de famille, dowód, paszport albo akt urodzenia. Jeśli niczego nie masz, zapytaj w merostwie, co może go zastąpić.

…zgon był nagły lub w niejasnych okolicznościach

Policja albo żandarmeria zgłasza zgon, a o pochówku decyduje prokuratura. Jeśli na zaświadczeniu lekarskim zaznaczono przeszkodę medyczno-sądową, prefektura wymaga przed transportem zgody organów wymiaru sprawiedliwości. Może to wydłużyć cały proces. Zakład pogrzebowy zwykle wie, jak uzyskać ten dokument.

…chcesz przewieźć urnę zamiast trumny

Potrzebujesz zaświadczenia o kremacji i zgody prefektury na transport urny. Po polskiej stronie także obowiązuje pozwolenie starosty lub prezydenta miasta oraz zaświadczenie konsula, które również kosztuje 60 €. Według odpowiedzi ministra z 2013 r. trumny przystosowane do transportu międzynarodowego (metalowe lub z cynkiem) zwykle nie nadają się do kremacji we Francji. O kremację zdecyduj więc przed zamknięciem trumny.

…konsul odmawia wydania zaświadczenia

Otrzymasz postanowienie o odmowie. Masz 7 dni na zażalenie do Ministra Spraw Zagranicznych, składane za pośrednictwem konsula, który odmówił.

…chcesz pochować bliską osobę we Francji

Wtedy nie potrzebujesz pozwolenia starosty ani zaświadczenia konsula. Zgłoszenie zgonu i akt zgonu wyglądają tak samo, a resztę formalności ustalasz z zakładem pogrzebowym i gminą, w której ma się odbyć pochówek.

…co dalej po pogrzebie

Po pogrzebie trzeba zająć się spadkiem i zawiadomić instytucje (bank, pracodawcę, kasę ubezpieczenia zdrowotnego, kasę emerytalną, CAFi). Deklarację spadkową i rolę notariusza opiszemy w osobnym poradniku z działu „Spadek i sprawy po śmierci”.